إدارة حالات عدم المطابقة

إدارة حالات عدم المطابقة هي سير العمل الرسمي لتسجيل واحتواء وتحديد مصير وتتبع أي منتج أو عملية أو سجل يتبين أنه لا يفي بالمواصفات المحددة (مثل شحنة تعرضت لكسر في سلسلة التبريد، أو دفعة أعلاف خارج المواصفات، أو سجل علاج مفقود)، بدلاً من التعامل مع كل انحراف بشكل غير رسمي وغير متسق. يلتقط سجل عدم المطابقة الكامل ما تم العثور عليه، وكيفية اكتشافه، وإجراء الاحتواء الفوري (عزل المنتج المتأثر لمنع شحنه أو استخدامه أثناء حل المشكلة)، وقرار التصرف (إعادة العمل، خفض التصنيف، الرفض، أو الإفراج مع التبرير)، ورابط لأي تحقيق في إجراء تصحيحي ناتج، مما يوفر سجلاً قابلاً للتتبع لكيفية تعامل المنظمة مع كل انحراف. يُعد الاحتواء الخطوة الأكثر عرضة للفشل تحت ضغط الوقت، لذا تقوم الأنظمة الناضجة بجعل عزل المواد المعلمة حالة تلقائية ومحظورة في برمجيات المزرعة أو المعالجة بدلاً من كونها خطوة يدوية قد يتم تجاوزها. إن تحليل الاتجاهات عبر سجلات عدم المطابقة المتراكمة هو ما يحول سجلات الحوادث الفردية إلى بيانات ضرورية لنظام CAPA لمعالجة الأسباب النظامية بدلاً من الأسباب العرضية.